2004年 7月 30日
会社のシステムと自宅のシステム
会社が変わると電話やE メールの使用方法も変わってくる。前半では
会社のシステム後半では自宅のシステムに関して述べたいと思います。
前の会社では、ボイスメールを頻繁に使用した。ボイスメールも製品
の1つだった。Eメールもよかったが、1日に100 件ものEメールを受
信すると見ない人も出てくる。送付側は「送ったじゃないか!どうし
て回答をよこさないのか?」と怒ることもある。
受信側からすれば、緊急の要件をE メールで送付されても対応ができ
ないと言い訳するだろう。
ボイスメールを使用すると確実性が生まれる。E メールで詳細の情報
を送付しておき、ボイスメールで簡単な内容を伝えておくのだ。「○
○に関して明日までに回答をほしい。XXXのEメールを送信したので読
んでおいて下さい。」と残しておけばよいのだ。
また、世界中の社員にCEO が第四四半期の業績に関して生の声を伝え
ることができるのもボイスメールの良い点です。タクシーで東京駅に
向かう車中で仲間にボイスメールを残すことができます。
シンガポール、香港、オーストラリア、日本のマネージャーに同時に
ボイスメールを残すのも非常に簡単です。
ところが、転職してみると全くボイスメールは使わないのです。固定
電話があるにも関わらず携帯電話に電話がかかってくるのです。もち
ろんボイスメール機能はあるにも関わらず入社2週間になろうとして
いるのにボイスメールは一度として受信していません。
また、E メールは1日100 通来ます。と同時に携帯メール(実際はシ
ョートメール)でメールが送られてくるのです。入力するのは面倒で
すが急ぎでないときは結構便利です。
情報は発信側の意思も大切ですが、受信側の意思も尊重してあげる必
要があります。ボイスメールも携帯メールも受信側に優しい情報伝達
手段ですね。
自宅では発信者番号通知用の電話(アナログ電話機)を使用していま
す。良く、いろいろな勧誘の電話がかかってくるのですが、だいたい
番号を見ればわかりますのでわざと出ないようにしています。
また、この電話は優れものでリンギング(着信音)の代わりに音声合
成により発信者の名前を言ってくれるのです。私が家に電話をすると
「お父さんです。」と電話から発せられます。
発信する場合もダイアルを回す度に「お母さん」、「○○さん」と音
がでますので検索するときに便利です。
皆さんもお使いになっては如何でしょうか?ただし発信者番号通知の
登録が必要です。
